先日、メンバーのご協力のもと、私が主催させていただいた、町内会マダム部のイベントが無事終了しました。
企画から運営までを行ったリアルイベントの主催は初めてで、楽しかった一方で、気をつけた方が良い事もいくつか見えてきました。そこで、今回は、私が実際に行ったイベント企画から開催までの流れを追いながら、注意点をご紹介いたします。
1．町内会の各班のマダム部担当者に、イベント企画打ち合わせに参加してもらうよう回覧版でお知らせしたものの、担当者の参加が少ない
11班あるにも関わらず、打ち合わせに参加してくれた班はたった3班でした；；（ただし、これは例年通りとの事＾＾；）
2．打ち合わせでイベントの内容への意見が別れ、さらに過去にもめていた事が発覚
町内会の予算が限られているなか、自己負担が増えても遠出したい or 近場でサラっと実施したいという、まったく正反対の意見が出ました。
遠出する場合、バスをチャーターするのか、それとも自家用車を使用するのかという点がありますが、自家用車を使用する場合、もし不測の事態が起こったらどうするか、誰が責任を取るのか、という懸案事項もあります。そのためか、最初は遠出を希望し自家用車の使用をOKしていた方も、後日、自家用車の使用を断わるなど、意見の変化が見られました。
また、私はマダム会に入ってまだ3年で、ボスになった人への引き継ぎ資料もありませんでしたので、色々な人に話を聞いてみたところ、どうやら、過去に、町内会の予算で宴会をした事に対して、男性陣から「女性だけズルい！」というようなクレームがあった事が分かりました。女性だけで遠出する事自体に難色を示す男性も居ますが、その方は、一部の人しか参加しない町内会パークゴルフ大会では思う存分呑み食いしています＾＾； 私が話を聞いた限りでは、どっちもどっちじゃない？と思いましたが、そのクレームがあってからは、マダム会の予算のみどんどん削られていったようです。
そんな過去があるなか、遠出はチョット難しそう、という事で、近場でサラっと実施する方向に落ち着きました。
3．参加者募集の締め切りを過ぎても連絡が無い班多数；；
今回は、遠出するプランと、近場で実施するプランの候補を、それぞれ数パターンあらかじめ調べていたため、大まかな方向が決まった後は、すんなり決まりました。
ただし、主催者はここから忙しくなります。今回は、町内会の会館に講師をお招きして手作り品を作るイベントになりましたが、講師のスケジュールに合わせた開催日時や、予算内で実施可能な内容を調整し、参加者を集めます。
さらに、講師に人数に応じた材料を用意していただく必要があるため、参加希望者の取りまとめは重要なファクターです。取りまとめは、参加希望者は回覧される申込用紙に名前を書いていただき、それを各班のマダム会担当者がとりまとめて、ボスである私に知らせていただく、という、例年通りの流れで行いましたが、締め切りを過ぎてもお知らせが無い班多数＾＾； 参加希望者が居なくても、居ないという事はお知らせしていただきたかったですね。結局、私がマダム会担当者に直接電話をかけて確認しました。（ちなみに、このマダム会担当者には、町内会から雀の涙ほどのお仕事担当料が支払われます＾＾；）
4．イベント開催日に講師の到着が遅れ、参加者ゼロと聞いていた班から参加者が来た！
講師の方にはあらかじめ依頼しておりますが、念のため、イベント開催前日にもお電話しました。しかし、遠方からいらっしゃるお忙しい講師だったため、予定時間をオーバーして会場に到着！ イベントは、予定時間を約10分遅れて始まりました。
また、イベント参加希望者はあらかじめ確認しましたが、何らかの理由で行けなくなってしまう方もおります。それは仕方が無い事で、ある程度予想もしているため、いっこうに構いません。
しかし、締め切りを過ぎても参加希望者の連絡が無く、マダム会担当者に参加者の有無を直接確認し、参加者ゼロだど聞いていた班から、数名の参加者がいらっしゃった事は、正直ビックリしました！ この班の担当者、色々やらかしていますね＾＾； こういうプチトラブル事もあるという事例です；；
今回は、念には念をという事で、あらかじめ講師に「万が一人が増えた時のために、材料を多めに持ってきてください」と伝えていたため事無きを得ましたが、もし、材料が足りなくなっていたらと思うと、主催者としてはゾッとしますね。人数分の材料を揃える必要があるイベントの場合、参加者は増えても減っても対応できるようにしておいた方が良さそうです。
haniwaのヒトコト
イベント自体は無事に終わりましたが、イベントに協力的な班と非協力的な班がある事が分かりました。各班の担当者は、やりたい人がやっているのではなく、持ち回り制ですので、温度差があっても仕方が無いかもしれません。
でも、ウソを教えちゃダメでしょ～＾＾； この班の担当者には、今後も警戒してまいります＞＜