メールでの報告・連絡・相談は、慣れないと意図が伝わらなかったり誤解されたりしがちです。今回は、私が実践する、上司とのやり取りをスムーズするコツを「メール本文のコツ」と「コミュニケーションのコツ」に分けてご紹介＾＾
メール本文のコツ
１．仕事の進捗や質疑応答を「読める化」する
メールだけの「ホウレンソウ」は手間と時間がかかります。しかし、それを怠ってしまうと、いざ報告や提案をしても、「状況が分からないからボツ！」と一蹴される事も；； 顔が見えず、上司が状況を把握しにくいからこそ、ホウレンソウや根回しは日ごろからシッカリ行いました。
全ての事を逐一伝えるのは大変なので、私は、進捗状況や上司が疑問を抱きそうなポイントをQ＆A形式でまとめた一覧表を作りました。表にまとめるほどでない時は、メール本文に箇条書きにしています。
例えば、新たな企画を提案する際は、社内フォームであるA4用紙1枚のザックリした企画書の他に、独自に作成したQ＆A一覧もメールで送っています。提案が複数個ある場合はひとつの表にして、質問されそうな内容や過去に受けた質問もまとめます。
これにより、上司の質問文を入力する手間と過去メールをチェックする手間を減らし、「アレってどうなったっけ？」という疑問も、まとめ一覧を見るだけで解決できます。
上司と対面で話せない大きなデメリットは、「アレってどうなってたっけ？」という疑問がすぐ解決できず、上司がアレコレ想像してしまう事です。連絡していたにも関わらず、「アイツ連絡忘れているな」なんてカン違いされたら、たまったものじゃありません＞＜
お互いの誤解を防ぐためにも、進捗状況まとめや質問まとめ等の「読める化」は役に立ちますよ！
２．お礼の際、少しだけプライベートな状況を伝える
上司の人柄にもよりますが、時々、メールの最初か最後に少しだけプライベート話を盛り込むと、上司との心理的距離が縮まります。
タイミングは、アドバイスを受けた後や物事が決定した後のお礼など、上司の返信が必要無い時がGOOD♪
返信が必要なメールにプライベートな話を書いてしまうと、返信する上司に気を遣わせてしまうかもしれません。逆に、プライベートな話への返事が無いと、「上司は私を気遣っていないのかしら」とネガティブな想像をしてしまうかも；；
プライベート話は、仕事の区切りがついてホッとしている時にサラっとお伝えするとGOOD！
３．誤解を与えてしまった時は低姿勢で
メールの文章だけでは、時に誤解が生じてしまいます。上司に誤解を与えてしまった際は、低姿勢で軌道修正しました。
例えば、意図と異なる方向に話が進んでしまったら、上司のカン違いであっても、「先ほどの私の文章が分かりにくかったようで申し訳ありませんが～」というように、ヒトコト前置きして意見を書きました。
ビジネスメールはそっけなくなりがちなので、トラブルが別のトラブルを呼んでしまうことも＞＜ 私も昔、あまりのそっけなさから、部下の立場をわきまえていないと、とらえられる事もありました。上司によっては、仕事のトラブルを、人格否定につなげてしまう事も。そうなるとトラブルはますます拡大してしまいます。
トラブルになった時、なりそうな時は、上司を気遣っている書き方をすると、早く解決できることが多いですね！
コミュニケーションのコツ
上司によって言う事がマチマチで、どの意見を汲むべきか迷ったり、バラバラな意見をまとめるときは、気も時間も遣いますよね〜＞＜
ここでは、複数上司の意見のすれ違いを少なくするために、私が実践するコミュニケーションのコツをご紹介！
１．権限や関係性が強い上司に根回し後に、他の上司に伺う
複数の上司に一斉にお伺いをたてるよりも、直属の上司や、さらに上の上司など、関係性や権限が強い数人の上司の意向を反映してから、皆の意向を伺った方がスムーズに進む場合があります。
決まったフォームに沿った資料の場合は、お伺いメールの本文に「既に○○上司には確認いただいております」などと根回し済みであることを加えるのもひとつの方法です。
しかし、自由な意見が欲しい時にこのコメントをつけると、逆にユニークな意見が得られにくくなる恐れもあるため、時と場合を見極めて使っています。
２．メールの同報やCCを活用する
情報の共有や、同じようなやり取りが繰り返されるのを防ぐために使います。
「そんな話、聞いていない！」という誤解を防いだり、以前と似た意見が出た際、「その件は○月○日付のメールでこのようになっておりましたが、新たなご指示でしょうか？」など、過去の決定事項を上司へ確認することもできます。
上司のなかには、「過去で決まった事を否定しても新たな（上司自身の）考えを反映して欲しい」と考えるタイプも居ます。そういう上司には、「前回このように決まりましたが、改めて再検討してみます」など、一度意を汲み取る姿勢をとった方がスムーズに進む場合が多いです。（下手に意見して反感を買っても大変ですし＾＾；）
３．上司と対面で話せるスタッフに意見を取りまとめてもらう
情報共有や人事交流が少ない職場では難しいですが、これができればお伺いをたてる部下の気苦労も半減し、仕事の効率が上がるため、スタッフの負担にならない程度で、なるべく実践しています。
会社のシステム上の都合もありますので、いち個人での改善は難しいかもしれません。出来る範囲で出来る工夫しています＾＾
